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Accueillir un jeune en service civique
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Le service civique est un type de volontariat ouvert aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) qui leur permet de s’engager pour une grande cause dans une mission d’intérêt général auprès d’une association ou d’une collectivité locale.
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Un organisme agréé au titre du Service Civique, comme FNE Occitanie-Pyrénées, peut mettre à disposition des volontaires auprès d’un organisme tiers non agréé. C’est ce qui est appelé l’intermédiation ; l’organisme agréé devient alors un organisme intermédiaire entre l’État et l’organisme accueillant le ou les volontaires.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur le site du service civique :
La demande d’agrément au titre de l’engagement de Service Civique se fait intégralement en ligne, par le biais de votre Espace Organisme.
Le tutorat
En résumé
Les volontaires sont accompagnés au quotidien dans leur mission par un·e tuteur·rice.
Cet accompagnement prend du temps et demande d’y être préparé. A cette fin, il est nécessaire que le.la
tuteur·rice soit conscient·e de son rôle avant d’accueillir un volontaire en service civique. Pour se préparer, il est nécessaire de participer à la formation « découverte du rôle ».
En détail
Pour le bon déroulement de la mission et pour que le·la jeune accueilli·e s’épanouisse, le ou la tutrice doit se rendre disponible pour répondre aux interrogations, lever des difficultés ou encore écouter et intégrer les idées du de la volontaire pour l’orientation de la mission.
I – L’accueil
L’1accompagnement bienveillant est un des piliers de l’engagement. Le.la tutrice doit accueillir dans de bonnes conditions le.la volontaire qui débute. (voir fiche accueil du VSC)
II – Les points d’avancement de la mission
Une mission réussie est une mission dans laquelle le.la jeune échange avec le reste de l’équipe, peut faire preuve d’initiative et dépasser le cadre lorsque cela s’avère être pertinent. Pour cela, le·la tuteur·rice, en accord avec le.la volontaire, fixe des points à fréquence régulière pour s’assurer de la bonne compréhension de la mission, identifier les difficultés et aider à les résoudre et fixer les objectifs à courts termes.
Le retour d’expérience du hérisson
Les points hebdomadaires peuvent être une fréquence de départ adaptée. Ils prennent environ une heure pour balayer ce qui a été fait, ce qui doit être fait et aborder des sujets spécifiques.
Au fil du temps, ces points peuvent être plus espacés : une fois tous les quinze jours par exemple mais ne peuvent pas être délaissés.
III – Le projet d’avenir
S’engager en service civique c’est effectuer une mission d’intérêt général au sein d’une structure d’accueil mais aussi de s’entourer pour préparer « l’après service civique ». Cet après ne se cantonne pas à la reprise d’études ou à la recherche de travail : cela peut être une mobilité à l’international, la découverte d’une activité, la création d’une association etc. Le.la tuteurice doit proposer des points spécifiques pour travailler le projet d’avenir.
Le retour d’expérience du hérisson
Le.la tuteurice et le.la volontaire réalisent en moyenne 3 entretiens pour le projet d’avenir, en début de mission pour identifier les souhaits du.de la jeune, en milieu de mission pour recalibrer éventuellement le projet et à la fin de la mission pour faire le bilan et mettre en perspective sa mission dans son projet d’avenir. Il peut être judicieux de demander au.à la jeune de préparer ces entretiens pour que le.la tuteurice puisse proposer des outils adéquats (fiches ONISEP par exemple), solliciter des personnes du réseau professionnel, organiser des entretiens fictifs, relire book ou CV…
L’important est de conserver une attitude bienveillante et ouverte pour
réaliser ces entretiens.
IV – La fin de la mission
La mission va se terminer, l’heure du bilan est arrivée. Cette étape est obligatoire et permettra au.à la jeune de valoriser au mieux son expérience. (voir fiche fin de contrat de service civique)
Les outils disponibles
Site du service civique, partie Accueillant
Tableau de bord de suivi de mission (sur le site du service civique, partie Accueillant)
Guide tuteur mis a disposition sur le site du service civique
Accueillir un volontaire
en service civique
En résumé
La mission a été créée et est diffusée sur les canaux disponibles (voir fiche Créer et Diffuser une mission de service civique). Les candidatures que vous avez reçues demandent toutes une attention particulière. De l’entretien avec les candidats jusqu’à l’établissement du contrat, la différence entre volontariat, stage et
emploi doit rester en tête.
En détail
I – La sélection du candidat
Les candidatures doivent être jugées selon la motivation du.de la candidat.e : il est interdit de demander un CV aux jeunes. Le ou la futur.e tuteurice accueille les candidats seul.e ou avec un.e autre personne : collègue, directeurice, ancien volontaire. Cela permet d’avoir une discussion plus complète mais il faut prendre garde à ne pas mettre le candidat dans une posture inconfortable. L’objectif de cette rencontre est de faire coïncider les souhaits du volontaire avec la mission proposée. Une fois le choix fait, il est important de recontacter les candidats écartés et éventuellement répondre à leurs questions
Le retour d’expérience du hérisson
Les lettres de motivation peuvent être assez courtes voire inexistantes. Lorsque cela est possible, nous recevons les candidats pour leur offrir la possibilité de s’exprimer à l’oral sur leurs souhaits et envies. Nous levons ainsi les freins liés à l’exercice de la lettre de motivation qui peut s’avérer difficile pour des candidats très jeunes ou peu expérimentés.
Cela n’est néanmoins pas toujours évident de recevoir tous les candidats lorsque l’emploi du temps du de la tuteurice est chargé ou lorsqu’un grand nombre de jeunes se trouve intéressé par la mission.
Lorsqu’un jeune n’est pas retenu, nous le recontactons systématiquement pour l’en informer : cela lui permet d’avoir la possibilité de poser des questions sur le refus, de le « libérer » mentalement pour qu’il puisse s’orienter vers d’autres missions. Cela permet, enfin, de valoriser sa candidature et son profil et de montrer un respect pour sa démarche.
II – Le contrat
Nous avons besoin d’un certain nombre d’informations pour établir le contrat du volontaire en service civique. Il est important que ce dernier les transmette au plus vite à l’organisme d’accueil.
- L’identité : Carte d’identité ou Passeport,
- L’indemnisation : RIB et justificatifs en cas de majoration,
- Un certificat médical certifiant l’aptitude du jeune à effectuer un service civique.
- Un extrait de casier judiciaire si la mission est effectuée auprès d’enfants.
- Une attestation de la CAF attestant du statut de bénéficiaire du RSA antérieure au début de la mission de VSC
- Une attestation de bourse pour les boursiers échelon 5 à 7
Ces documents sont importants et permettent au / à la volontaire de bénéficier d’une revalorisation de son indemnité de 111.45 euros
Le retour d’expérience du hérisson
Il est important de vérifier que le jeune signera son contrat la veille
maximum de ses 26 ans (ou de ses 31 ans, bénéficiaire de l’AAH ?). Une
attention particulière doit être portée à la validité de sa pièce d’identité : une carte d’identité ou un passeport délivré lorsque le porteur est mineur ne bénéficient pas de la prolongation de 15 ans. Dans le cas où le volontaire n’a pas de pièce valide, il doit prendre rendez-vous au plus vite en mairie pour la refaire. L’agence du service civique ne validera son contrat uniquement après le rendez-vous et la transmission de l’attestation de dépôt de demande. Avec les délais parfois longs de rendez-vous, il peut être intéressant de poser la
question de la validité de la pièce d’identité en entretien.
Une fiche de renseignements est disponible dans l’encart ressources utiles.
III – Le démarrage de la mission de service civique
Les premiers jours de mission sont très importants pour le la jeune et son sa tuteurice. Ils vont permettre de cadrer les horaires du jeune, de faire un point sur les objectifs, de définir les rendez-vous ou encore de l’informer de ses droits ou du rôle du de la tuteurice. Ce sera aussi le moment de présenter le la volontaire au reste de l’équipe.
Le retour d’expérience du hérisson
Le la tuteurice libère son emploi du temps pour l’arrivée du de la
volontaire. Il ou elle connaît son rôle et a déjà prévu sa date de
formation « découverte du rôle du tuteur » (voir fiche Tuteur). Il est
prévu un temps convivial, lors de la réunion d’équipe afin de présenter
le la jeune aux autres membres de l’équipe, salariés ou bénévoles.
L’important est de conserver une attitude bienveillante et ouverte pour réaliser ces entretiens.
IV – À l’issu de la mission de service civique
Lorsque la mission touche à son terme, le volontaire en service civique doit effectuer un bilan avec son tuteur ainsi qu’avec toute personne ayant eu un lien direct et fort avec sa mission. Les personnes en présence signent le document et en conservent une copie. Cette étape permet d’identifier les points forts et les compétences développées par le volontaire. Le bilan pour servir de point d’appui pour la mise à jour de son CV et pour la valorisation de ses savoir-être et savoir-faire. Ce document est, en outre, obligatoire
- Il reçoit également une attestation de versement d’indemnités par l’État qu’il pourra présenter sur demander à Pôle emploi.
- Enfin, il doit recevoir une attestation de réalisation de service civique signée par le responsable de la structure qui pourra être par la suite servir de justificatif.
- L’attestation de versement d’indemnité et l’attestation de réalisation du service civique sont téléchargeables sur le site ELISA.
Le retour d’expérience du hérisson
Impliquer le ou la volontaire dans la vie de la structure, suivre régulièrement sa mission et l’appuyer pour son projet d’avenir enrichissent l’acquisition de compétences.
La mission est désormais achevée mais les liens entre l’organisme d’accueil et le ou la jeune perdurent : il est fréquent que d’ancien.ne.s volontaires fassent appel à notre réseau pour leurs projets d’études ou professionnels.
Les outils disponibles
Entretien de sélection d’un candidat
Présentation générale
I – De la personne tutrice
Poste dans la structure, ancienneté, expérience avec les volontaires en service civique, hobbies…
II – De la structure d’accueil
On invite le ou la candidat.e à se présenter : Quelles sont tes passions, qu’aimes-tu faire en dehors de ton temps de travail/études/missions…
La mission
- “Qu’as-tu compris de la mission ?”
→ Possibilité de préciser la mission et ses objectifs - “As-tu des inquiétudes, questions par rapport à la mission ?”
- “Penses-tu pouvoir apporter ta touche dans cette mission ?”
Le Service Civique
- “As-tu en tête le fonctionnement du Volontariat en Service Civique ? Souhaites-tu qu’on en discute ?”
- “Quels pourraient être les apports de cette mission dans ton projet futur ?”
Feuille de route accueil
Arrivée de Prénom
leDate
Installation au bureau
- Présenter l’environnement de travail : bureau, ordinateur de travail éventuel, téléphone, les espaces numériques type cloud.
- Administratif : relecture et signature des contrats et des conventions ’intermédiation éventuelles.
- Organisation du temps de travail : jours travaillés, amplitude horaire, conciliation avec d’autres activités.
- Information sur les prises de repas (frigo, cuisine, supermarché, boulangerie…)
- Rappel des règles de sécurité : prévenir en cas d’absence ou de retard, télétravail accordé exceptionnellement sur tâches spécifiques)
- Rappel des principes du service civique : deux jours de congé/mois, indemnités versées par la structure d’accueil et par l’État…
Tour des locaux
- Présentations des collègues, partenaires, voisins, selon les circonstances.
- S’assurer que le.la jeune puisse entrer facilement (jeu de clé, code)
- Transmettre les codes photocopieuse, wifi
- Montrer les issues de secours, les extincteurs et les numéros d’urgence
Démarrage de la mission
- Reprendre les termes de la mission.
- Définir les premières tâches à réaliser (lecture de rapport d’activité, d’un appel à projet, de tout document utile à la mission)
- Fixer un objectif pour la semaine pour un démarrage serein et autonome.
- Rappeler sa disponibilité par mail/tel/sms/chat
- S’assurer que tout est compris
Documents mis à disposition par l’agence du service civique (téléchargement depuis le site du service civique):
- Guide des organismes pour un projet d’accueil
- Livret d’accueil des jeunes
- Livret d’accompagnement du volontaire
- Guide du tuteur
- Demande d’agrément (lien vers le site du service civique)
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